Comment est géré le dossier administratif d’un agent?

Le dossier administratif individuel d’un agent public comprend toutes les informations sur sa situation administrative. Il peut être géré sur support électronique. Tout agent peut avoir accès au contenu de son dossier.

Le dossier individuel d’un agent public réunit tous les documents relatifs à sa situation administrative et à l’évolution de sa carrière (état civil, arrêté de nomination, avancement d’échelon…). Ces documents sont enregistrés, numérotés et classés de manière à en faciliter la consultation.

Il est interdit d’y mentionner les opinions ou activités politiques, syndicales ou religieuses.

En vertu du secret médical, aucune information sur la santé de l’agent ne doit non plus y figurer. Seules les suites administratives de l’état de santé peuvent apparaître dans le dossier.

Dossier papier ou électronique

Le dossier d’un agent peut être géré sous format papier.

Il peut aussi être créé et géré, en tout ou partie, sur support électronique à partir :

  • de documents établis sur support papier et numérisés,
  • ou de documents produits directement sous forme électronique.

En cas de coexistence des supports électronique et papier, toute pièce versée au dossier ne peut être conservée que sur l’un des 2 supports, pour que le dossier reste unique.

Passage au dossier électronique

Les conditions de création et de passage à la gestion des dossiers sur support électronique sont définies par l’administration, après avis du comité technique.

L’administration fixe la liste des documents, la catégorie de personnel concerné et le calendrier de mise en œuvre de cette gestion.

Transfert du dossier

En cas de détachement ou de mise à disposition de l’agent, le dossier reste géré par l’administration d’origine. L’administration d’accueil lui transmet les documents établis pendant la période de détachement ou de mise à disposition.

En cas de mutation ou d’intégration du fonctionnaire ou d’embauche du contractuel par une autre administration, le dossier est transféré à l’administration d’accueil.

Si l’administration d’accueil ne gère pas les dossiers de ses agents sous support électronique, l’administration d’origine créé une copie du dossier électronique de l’agent concerné sur papier. Le dossier électronique est détruit.

Fin de fonctions de l’agent

Lors de la cessation de fonction de l’agent, son dossier doit être archivé. Les personnes habilitées et lui-même peuvent y accéder. La durée de conservation varie de 1 à 10 ans selon le type de documents.

L’agent peut à tout moment demander, par écrit, à consulter son dossier. Il n’a pas à motiver sa demande.

En cas de dématérialisation de son dossier, il est informé des conditions dans lesquelles il peut faire valoir ses droits en matière de traitement des données personnelles.

L’agent peut demander la rectification d’une information, le retrait ou l’ajout d’un document à son administration.

En cas de coexistence d’un support électronique avec un support papier, la demande d’accès et de rectification est valable pour l’ensemble du dossier, quel qu’en soit le support.

L’agent peut demander la copies de son dossier. Si le dossier est sur support électronique, la copie lui est fournie :

  • par envoi à son adresse électronique professionnelle ou par remise d’un support numérique,
  • ou par remise d’une copie sur support papier conforme à l’original.

La consultation peut avoir lieu pendant le temps de travail, mais l’agent peut emporter la copie de son dossier pour le consulter chez lui.

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